Startups de tecnologia vivem em um ritmo acelerado: produto, growth, investimento, tração. No meio disso tudo, a contabilidade costuma ficar em segundo plano — até virar um problema grande demais para ser ignorado.
Segundo o Banco Mundial, 30% das empresas fecham por falhas na gestão financeira. E a raiz disso, muitas vezes, está em um erro comum na contabilidade de empresas de tecnologia: a falta de estrutura desde o início.
Não é só sobre “estar em dia com o Fisco”. Estamos falando de escolhas erradas que comprometem o caixa, afastam investidores, geram passivos ocultos e colocam em risco o crescimento da empresa.
Se você é fundador(a) de uma startup e quer escalar com segurança, este conteúdo é para você.
Vamos revelar os 7 erros mais frequentes que vemos no dia a dia de empresas tech — e, o mais importante, como evitá-los com medidas práticas.
1. Misturar finanças pessoais e empresariais
O erro que desorganiza o caixa e afasta investidores
Esse é, disparado, o erro contábil mais comum em startups de tecnologia — especialmente nas fases iniciais. Fundadores usam o cartão da empresa para pagar contas pessoais, fazem transferências do caixa da startup sem registro, ou sequer definem um pró-labore para si mesmos.
O resultado?
- Um caixa desorganizado, que não reflete a realidade financeira do negócio.
- Dificuldade em apurar o lucro real, calcular margens ou prever investimentos.
- Balanços confusos, que comprometem análises contábeis, fiscais e até avaliações de investidores.
Para o investidor, essa falta de separação entre empresa e pessoa física transmite amadorismo e insegurança jurídica. Pode até ser um fator decisivo para recusar um aporte.
Como evitar:
- Crie contas bancárias separadas: uma para a empresa e outra para os sócios.
- Defina um pró-labore fixo para os fundadores — e registre isso no contrato social.
- Evite “empréstimos informais” entre empresa e sócio, mesmo que seja “só um pix”.
- Use ferramentas de gestão financeira (como Conta Azul ou Nibo) para registrar todas as transações da startup.
Separar as finanças desde o início não é burocracia — é estratégia. É o que permite visualizar o desempenho real da empresa e construir credibilidade com o mercado.
2. Escolher o regime tributário sem planejamento
Simples nem sempre é simples — e pode custar caro
Muitas startups de tecnologia, na tentativa de simplificar a rotina fiscal, acabam optando pelo Simples Nacional sem avaliar outras possibilidades. Parece mais prático — mas nem sempre é a melhor escolha.
Empresas com alta margem de lucro, faturamento em expansão ou com direito a incentivos fiscais (como a Lei do Bem), por exemplo, podem pagar menos impostos no Lucro Presumido ou no Lucro Real. Mas isso exige análise.
O problema é que muitos fundadores não sabem disso. E acabam pagando mais do que deveriam, mês após mês — comprometendo o caixa e a competitividade.
Consequências:
- Desperdício tributário: impostos pagos além do necessário.
- Falta de previsibilidade financeira.
- Incompatibilidade com a estrutura e os planos de crescimento da empresa.
Como evitar:
- Avalie o modelo de receita (SaaS, recorrente, projetos), margens, despesas e projeções.
- Simule cenários tributários com o apoio de um contador especializado em empresas de tecnologia.
- Reavalie o enquadramento periodicamente, especialmente em fases de crescimento, novas contratações ou entrada de investidores.
A escolha do regime tributário é uma das decisões mais estratégicas da startup. Feita com base em dados, pode representar uma economia real e recorrente.
Veja também:
5 estratégias de planejamento tributário que reduzem impostos no Lucro Real
3. Ignorar o controle de fluxo de caixa
Operar no escuro é o primeiro passo rumo à falência
Mesmo com bons produtos e clientes ativos, muitas startups operam sem saber exatamente quanto dinheiro têm em caixa — ou quanto terão daqui a 15, 30 ou 60 dias. Isso acontece por falta de um fluxo de caixa estruturado e atualizado.
É comum encontrar fundadores que se baseiam apenas no extrato bancário ou em planilhas desatualizadas. Mas sem projeções financeiras, a empresa corre riscos graves: atrasar salários, não conseguir pagar fornecedores, ou até travar o crescimento por falta de liquidez.
Um levantamento da Endeavor aponta que 45% das startups de tecnologia enfrentam dificuldades para controlar o caixa. E isso não tem a ver com o tamanho da empresa, e sim com ausência de processos financeiros desde o início.
Consequências:
- Decisões financeiras baseadas em achismos.
- Surpresas negativas no curto prazo (falta de caixa para compromissos já assumidos).
- Impossibilidade de planejar investimentos com segurança.
Como evitar:
- Implemente um controle diário de entradas e saídas (de preferência automatizado).
- Faça projeções semanais e mensais com base em contratos, boletos e despesas fixas.
- Classifique os gastos por categoria para identificar gargalos de consumo e oportunidades de corte.
- Use ferramentas como Conta Azul, QuickBooks ou Excel estruturado para manter o fluxo de caixa sempre visível.
Startups não quebram por falta de lucro — quebram por falta de caixa. Ter esse controle é o que diferencia quem cresce com previsibilidade de quem opera no improviso.
4. Não separar corretamente as receitas recorrentes
Como o mau registro de MRR, CAC e churn compromete sua análise de performance
Startups que operam no modelo SaaS ou com receita recorrente precisam registrar esses dados com clareza contábil. No entanto, muitas empresas misturam receita recorrente com receitas pontuais (como consultorias ou implementações), o que distorce os indicadores financeiros mais importantes.
Sem esse controle, métricas como MRR (Monthly Recurring Revenue), CAC (Custo de Aquisição de Cliente), LTV (Lifetime Value) e churn rate perdem confiabilidade. E isso afeta diretamente a visão dos fundadores e de potenciais investidores.
Em uma rodada de captação, por exemplo, dados imprecisos sobre receita e cancelamento de contratos podem levantar dúvidas sobre a saúde do negócio — mesmo que ele esteja indo bem.
Consequências:
- Indicadores desalinhados com a realidade do negócio.
- Perda de confiança por parte de investidores ou conselheiros.
- Dificuldade para traçar estratégias de crescimento baseadas em dados reais.
Como evitar:
- Separe contábil e financeiramente receitas recorrentes de receitas não recorrentes.
- Classifique cada tipo de receita por categoria e utilize um plano de contas adequado ao modelo SaaS.
- Use ferramentas de gestão de assinaturas integradas ao financeiro para acompanhar renovações, upgrades e cancelamentos.
- Trabalhe junto ao contador para que os relatórios contábeis reflitam os KPIs da operação.
Para startups de tecnologia, os números dizem tudo. Mas só dizem a verdade quando são bem registrados e estruturados.
Veja também:
Como preparar sua startup de tecnologia para captar investimentos com segurança
5. Deixar de registrar contratos e aportes de forma adequada
Erros que geram insegurança jurídica e atrapalham a captação
Muitas startups recebem aportes de investidores, assinam contratos de prestação de serviços ou formalizam parcerias estratégicas — mas não contabilizam esses eventos corretamente. Às vezes por desconhecimento, outras por negligência ou falta de suporte contábil especializado.
Um aporte via mútuo conversível, por exemplo, não pode ser tratado como simples entrada de caixa. Ele precisa ser registrado com base técnica, refletindo obrigações futuras e possíveis conversões em participação societária. O mesmo vale para vestings, SAFEs, contratos de prestação com cláusulas de performance, entre outros instrumentos usados no ecossistema tech.
Ignorar isso pode gerar passivos ocultos, inconsistências em due diligence ou até comprometer a imagem da empresa perante fundos e investidores.
Consequências:
- Risco de autuações e passivos fiscais ou societários.
- Dificuldade em demonstrar compliance e organização em rodadas de investimento.
- Distorção dos indicadores contábeis e do valuation da empresa.
Como evitar:
- Formalize todos os contratos e aportes com o apoio de um jurídico e contador especializados em startups.
- Registre corretamente os instrumentos financeiros (mútuos, SAFEs, investimentos) na contabilidade.
- Mantenha um cap table atualizado e alinhado com os lançamentos contábeis.
- Documente com clareza as obrigações futuras, cláusulas de conversão e prazos.
A profissionalização da contabilidade é essencial para transmitir segurança — e segurança é um dos ativos mais valiosos para quem quer atrair capital.
6. Falta de suporte especializado em incentivos fiscais
Startups tech têm direito a benefícios — mas muitos deixam dinheiro na mesa
Startups de tecnologia frequentemente investem em pesquisa, desenvolvimento e inovação. O problema é que muitas desconhecem (ou ignoram) os incentivos fiscais disponíveis para esse tipo de atividade — como a Lei do Bem, a Subvenção Econômica, editais de fomento ou programas estaduais.
Esse desconhecimento leva a uma perda silenciosa: créditos fiscais e deduções legais que poderiam ser utilizados para reduzir a carga tributária são simplesmente deixados de lado.
Na prática, a empresa paga mais impostos do que deveria — enquanto concorrentes melhor assessorados aproveitam incentivos para ganhar margem, reinvestir e crescer.
Consequências:
- Desperdício de recursos que poderiam ser reinvestidos no negócio.
- Desvantagem competitiva frente a empresas que otimizam sua carga tributária.
- Maior dependência de capital externo por falta de eficiência fiscal.
Como evitar:
- Conte com uma contabilidade especializada em empresas de tecnologia, que conheça os incentivos disponíveis e saiba aplicá-los corretamente.
- Mapeie as atividades de inovação da empresa e documente processos e despesas relacionadas.
- Avalie com o contador a viabilidade de aderir à Lei do Bem ou outros programas de incentivo.
- Mantenha os dados contábeis e fiscais organizados para facilitar auditorias e aprovações junto aos órgãos competentes.
Economizar impostos dentro da lei não é privilégio de grandes empresas — é uma questão de estrutura. E startups bem assessoradas podem transformar isso em vantagem competitiva real.
7. Confiar em contabilidade genérica que não entende o modelo SaaS
Por que “contabilidade padrão” não serve para empresas de tecnologia
Boa parte dos erros listados até aqui tem uma origem em comum: a falta de uma contabilidade especializada no setor de tecnologia.
Startups SaaS têm particularidades que contabilidades tradicionais muitas vezes não compreendem — como receita recorrente, diferimento, churn, CAC, vesting, SAFE, valuation, entre outros. O resultado é uma série de equívocos no registro, análise e apresentação dos dados contábeis.
Além disso, muitos escritórios não têm visão de negócio: atuam de forma reativa, apenas enviando guias e fazendo entregas obrigatórias — quando o que a startup precisa é de um parceiro estratégico que antecipe riscos, proponha melhorias e apoie decisões.
Consequências:
- Desalinhamento entre contabilidade e operação.
- Relatórios pouco úteis para investidores, conselhos ou founders.
- Perda de oportunidades por falta de planejamento fiscal e contábil estruturado.
Como evitar:
- Escolha um escritório contábil que tenha experiência real com startups e empresas de tecnologia.
- Verifique se o contador entende os termos e métricas do seu modelo de negócio.
- Avalie se a contabilidade te entrega dados estratégicos — não só obrigações acessórias.
- Priorize parceiros que atuem com planejamento tributário, governança e preparação para captação.
Para startups, contabilidade não é só obrigação: é diferencial competitivo. Quando bem feita, ela sustenta o crescimento, organiza a casa e atrai investidores com confiança.
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Como evitar erros contábeis e crescer com segurança
O papel da contabilidade especializada no sucesso das startups de tecnologia
Se você se identificou com algum dos erros acima, saiba que não está sozinho — e que ainda dá tempo de organizar a casa.
A contabilidade, quando feita por quem entende do seu mercado, deixa de ser um peso operacional e se torna um braço estratégico do negócio. É ela que garante clareza sobre os números, eficiência tributária, segurança jurídica e estrutura para escalar com confiança.
Na JRX Contabilidade, somos especialistas em empresas de tecnologia. Falamos a sua língua, conhecemos as dores das startups e atuamos com foco total em resultado.
Evite erros que podem custar caro. Comece agora a estruturar sua startup para crescer com solidez.
